Habitualmente me reúno con dueños de empresas y solemos conversar del contexto, pero también de situaciones frecuentes que tienen que ver con su gestión. Y nunca deja de llamarme la atención el hecho de que, a pesar de que son rubros distintos, las realidades se parecen o se repiten. En esta edición voy a abordar algunas dificultades comunes que suelen experimentar las pequeñas y medianas empresas durante sus diferentes etapas. La manera en que sus líderes toman decisiones y estructuran sus negocios, la falta de datos o indicadores, el hecho de no delegar, la confusión entre el patrimonio de la empresa y el propio, más la ausencia de plan estratégico, suelen ser mis temas preferidos. Bienvenidos, pasen y lean, a continuación, una nueva edición de nuestro Newsletter mensual.
La Rentabilidad
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Más de un dueño de PyME no saben cuánto gana su empresa o dónde están sus ganancias. No hablo de cuánto facturan sino de cuánto les queda al final, después de pagar los haberes a sus empleados, las facturas de sus proveedores, los impuestos y las deudas contraídas. Al momento de analizar los números, lo económico suele mezclarse con lo financiero. Es un punto flojo habitual y tiene que ver con la falta de datos, de claridad y de prioridades. El cálculo de la rentabilidad no suele hacerse, por desconocimiento o por pereza. Los empresarios pymes gestionan todo el tiempo apelando al olfato y la intuición.
Confusión entre la empresa y lo personal
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Otra situación común tiene que ver con la falta de separación entre las cuentas personales y las cuentas de la empresa, especialmente cuando se trata de empresas unipersonales o de familias gestionadas por sus dueños. Parece básico, pero muchísimos empresarios usan la misma cuenta bancaria para todo, no sólo para pagar salarios y proveedores sino también para pagar el colegio de sus hijos y las vacaciones. Todo sale del mismo lugar. Al mezclar todo, es difícil saber si la empresa se está financiando con el sueldo del dueño o si los números no dan porque esconden mayores sueldos, honorarios o dividendos en los gastos personales de sus líderes. Para que una empresa trascienda debería ser una entidad independiente de sus creadores. Un negocio que no logra despegar del fundador tiene un techo bajo.
Falta de indicadores y de procesos
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Como la cabina de un avión, y a medida que se complejiza la empresa debería tener botones para saber cómo se encuentra en cada momento, en el despegue, durante el viaje y en el aterrizaje, ni hablar si está a punto de estrellarse. Las grandes compañías cuentan con sectores específicos que diseñan lo que se conoce como tableros de control. No hace falta llegar a tanto. Pero sí es imprescindible tener datos (si fuera posible buenos) que permitan conocer el estado de situación. Todo lo que no se está midiendo no se está gestionando. Tomar decisiones sin información es como conducir sin dirección. Sin métricas claras, es difícil saber si la empresa está avanzando o retrocediendo, si va en la dirección correcta o simplemente está repitiendo esfuerzos sin obtener resultados.
Diseñar indicadores clave de desempeño (KPI) en diferentes áreas permite identificar oportunidades de mejora, anticiparse a problemas y tomar buenas decisiones. Contar con datos concretos ayuda a evaluar el rendimiento tanto de la empresa como de su equipo.
La gran ventaja que tienen las PyMes es la flexibilidad y la capacidad de adaptarse. Sin embargo, a medida que van creciendo, la falta de procesos puede generar desorden. Establecer procedimientos ayuda, por ejemplo, a estandarizar la calidad, hacer más fácil la adaptación de nuevos colaboradores, y permite que la empresa funcione de manera eficiente. Documentar procesos y definir qué hacer en cada caso genera mayor previsibilidad en cualquier organización.
Nadie lo hace cómo yo
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Una empresa ordenada debería poder funcionar sin su dueño. Si todo está concentrado en una única persona —los pagos, los presupuestos, la atención a clientes, los conflictos con empleados— es una señal clara de cuello de botella. Poder delegar no implica soltar sino profesionalizar para poder subir a otro escalón. Aprender a soltar implica confiar en el equipo y permitir que los talentos individuales puedan sumar y tomar otro protagonismo, desarrollándose y asumiendo nuevas responsabilidades. Contratar a la persona adecuada o simplemente ordenar tareas internas puede hacer que el crecimiento no se vuelva un dolor de cabeza. La clave es delegar sin perder el control.
Falta de plan o estrategia
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Esto no significa tener un archivo de Excel de cien hojas ni una presentación para inversores, pero sí una idea clara de a qué mercado apuntar, cuáles son las próximas inversiones necesarias, o qué problemas se vendrán. Para el que no sabe dónde va, cualquier camino lo lleva y nunca tiene viento a favor. Contar con un plan permite saber dónde uno está parado, tomar decisiones con más seguridad y dormir más tranquilo. Pensar en el futuro implica anticiparse a cambios en el mercado, identificar tendencias y prepararse para nuevos desafíos. Para poder lograrlo, el fundador debería salir del trabajo operativo y transformar su rol en estratégico, delegando la gestión cotidiana a su equipo. Sin una visión a largo plazo, el negocio puede estancarse y perder oportunidades de crecimiento.
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Poder gestionar o evitar estos errores que describí antes marca la diferencia entre una PyME que se mantiene a flote, de otra que logra crecer y consolidarse. Delegar responsabilidades, establecer procesos, medir resultados, construir un equipo autónomo y planificar el futuro son elementos claves. Profesionalizar la gestión es el mejor camino para asegurar estabilidad, crecimiento y sostenibilidad a largo plazo de cualquier empresa o emprendimiento.
